Quando abbiamo scritto delle sfide nascoste nelle carriere imprenditoriali, non abbiamo effettivamente parlato di un argomento davvero molto importante: la delega! Cioè quell’arte di saper rendere abili altre persone, che possano liberare gli imprenditori di alcuni attività quotidiane, per permettergli di investire tempo e risorse in progetti di espansione o consolidamento più complessi e importanti.
In questo articolo parleremo proprio di questo!
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Cosa ti serve e cosa vuol dire delegare davvero
Per delegare in modo davvero efficiente ha bisogno di 4 elementi:
- una persona di provata abilità, non necessariamente con esperienza, ma pronta ad imparare e a misurarsi con nuove sfide. In questa fase è indispensabile che si crei un rapporto di ottima fiducia tra imprenditore e risorse umane;
- un sistema di “passaggio delle consegne” totale ma graduale, che comprenda affiancamenti, appuntamenti insieme e altre attività formative in cui progressivamente l’imprenditore si fa da parte per far operare la persona al suo posto;
- un sistema di controllo dei numeri e dei KPI dell’area da gestire, per verificare senza alcun dubbio se l’operato della persona è di qualità e in linea con le richieste iniziali;
- tempo: sappiamo che vorresti delegare quante più mansioni possibili nel minor tempo possibile, ma una delega efficace sul serio ha bisogno di tempo, di ritocchi e revisioni, e quindi il nostro consiglio è di iniziare a cercare e formare le persone giuste prima che ti servano davvero!
Saprai di aver delegato in maniera decisamente fruttuosa quando la persona tornerà da te a presentarti solamente casi particolari, strani o complessi, e sarà completamente autonoma in tutte le decisioni ordinarie. Man mano, dovrai lavorare anche sul suo decision making nei casi più particolari, ma quando non ti torneranno indietro problemi ma soluzioni… beh, saprai di essere arrivato ad un grande traguardo!
Abbattere i costi del personale con un’assistente digitale
Una delega di successo può avvenire anche tramite un fornitore. Un fornitore, con un servizio di qualità e persone dedicate ad assistere la tua azienda, può esserti di grande aiuto per eliminare alcune incombenze quotidiane e per ridurre i costi che un dipendente creerebbe, se fosse assunto dall’azienda.
Questo è il caso, per esempio, di un’assistente digitale: un sistema completamente in remoto di segretaria virtuale per la gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita, che ogni professionista o imprenditore può adottare per ridurre i costi della gestione di quest’area dell’attività.
Una segreteria personalizzata virtuale dà all’azienda moltissimi vantaggi e pochissimi costi:
- filtra le comunicazioni lasciando al titolare solamente quelle realmente interessanti o importanti
- dà un’ottima sensazione al cliente, di professionalità e organizzazione
- permette di avere un occhio vigile in più sulle attività quotidiane e la pianificazione, che spesso rende possibile evitare errori;
- abbattimento di costi accessori e/o richieste particolari;
- zero assenze;
- una volta impostato il modello di lavoro esso verrà replicato sempre alla perfezione;
- inoltre, un servizio come quello di MySegretaria ha costi estremamente contenuti e sempre trasparenti, perché stiamo parlando di una sorta di “abbonamento” tutto incluso al servizio!
Questo è il sito dell’azienda: https://www.mysegretaria.com/. Ti consigliamo di visitarlo, se avere una segretaria virtuale è qualcosa che ti ispira e ti può aiutare nella delega!
Collaboratori: selezione e formazione
Se invece hai deciso di incaricare nella delega un tuo collaboratore, oppure se vuoi affiancare collaboratori interni e fornitori, avrai bisogno di lavorare su due canali: la selezione del personale e la sua formazione.
Per la selezione del personale abbiamo deciso di indicarti alcuni articoli davvero ben fatti e molto interessanti sul tema, che è complesso e per natura molto variabile:
- https://www.4stars.it/blog/selezione-del-personale/
- https://www.deinegroup.it/blog/come-selezionare-il-personale-5-consigli/
- https://www.icims.com/it/blog/tecniche-di-selezione-del-personale-meglio-tradizionali-o-creative/
Per la formazione, segui attentamente questo ragionamento: per delegare non hai bisogno di qualcuno che, semplicemente, “sappia fare bene il lavoro”. Avrai bisogno di qualcuno che può prendere decisioni, che sa valutare autonomamente i contesti e le necessità, che sa cooperare con altre persone in tua assenza, e che di fatto sa tutto quello che sai tu della sua area di competenza.
Di fatto, ogni volta che deleghi una mansione, fai nascere un manager: per questo la formazione di un “delegato” non dovrebbe essere limitata a quella tecnico-operativa, ma giocarsi anche nel terreno del management e delle abilità interpersonali!
